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20 ventajas de la digitalización documental

1. Facilita el acceso a los documentos
2. Agiliza la búsqueda y consulta de la información
3. Preserva la memoria física del documento
4. Garantiza su conservación
5. Puede mejorar imágenes de documentos deteriorados
6. A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez ni se dañan con el paso del tiempo
7. Versatilidad. Las imágenes o información digital se pueden incorporar a cualquier documento electrónico
8. Podemos compartir instantáneamente originales en papel utilizando servicios online como redes sociales, cuentas de correo o en la nube.
9. Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original
10. Adaptabilidad. La información digitalizada puede ser modificada y se puede convertir a varios formatos
11. Un mismo documento puede ser consultado de forma simultánea por varios usuarios a la vez
12. Agiliza el trabajo cotidiano incrementando la productividad de los empleados
13. Facilita la difusión online de los documentos de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar confirmación de su recepción
14. Permite estructurar la información para una mejor toma de decisiones
15. Ayuda a depurar documentos
16. Aporta una mayor seguridad al gestionar el acceso a la información, mediante la posibilidad de usar una clave personal o sistemas de gestión de perfiles. Así, solo pueden ver los documentos las personas que están autorizadas
17. Reducción del espacio físico que ocupa el almacenamiento de los archivos en papel
18. Eficiencia. Elimina la necesidad de desplazarse del puesto de trabajo y perder tiempo localizando un documento determinado, pues permite acceder a él desde el equipo y mediante un buscador incluso
19. Sirven de copia de seguridad de los documentos, evitando el desgaste de los originales
20. Ecología. Contribuye al medio ambiente pues ayuda a disminuir la contaminación ambiental generada por el papel

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