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Consultoría documental para empresas.

La consultoría documental es el primer paso del proceso que, determinadas empresas como Logisman, ofrecen a sus potenciales clientes antes de la contratación de los servicios de custodia o digitalización.

La gran mayoría de las empresas, antes de tomar la decisión de externalizar sus archivos, desconocen realmente cómo está organizado su archivo pasivo y qué criterios sigue. Este hecho conlleva que a la hora de ser sometidos a una auditoría o simplemente necesitar un documento de años anteriores, las empresas empleen innumerables recursos y tiempo en encontrar dicho documento. Esto, sin duda, se traduce en coste.

La consultoría documental implica que un equipo de expertos en gestión documental evalúe previamente la situación del archivo, es decir, que conozca la siguiente información:

  • Cuántos archivadores aproximadamente tiene la empresa en su archivo pasivo.
  • Cuántos archivadores son capaces de generar anualmente.
  • Qué orden se está siguiendo en la clasificación y organización del archivo.
  • Qué tipo de documentación generan: facturas, albaranes, historias clínicas, expedientes judiciales, etc.
  • Dónde está guardado el archivo (almacén, armarios ignífugos, sótano…) y medidas de seguridad.
  • Con qué frecuencia se realizan consultas a dicho archivo.

infografia logisman

Una vez que la empresa experta en gestión documental evalúa el análisis previo, es cuando puede emitir un estudio real y adaptado a las necesidades del cliente. En este caso y dependiendo de la cantidad de archivos que se acumulen en las instalaciones del cliente, es muy recomendable optar por un servicio de externalización de la custodia, liberando así el espacio y pudiendo destinar este a fines más productivos.

Logisman ofrece a sus potenciales clientes el servicio de consultoría documental de forma gratuita, para todas aquellas empresas que estén interesadas en implantar un nuevo sistema de gestión documental que resulte óptimo tanto en el ahorro de tiempo como de costes.

 

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