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Factorías Vulcano presenta su “caso de éxito” en la gestión documental

Factorías Vulcano y Astilleros de Mallorca se han presentado hoy como casos de éxito de la gestión documental dentro del evento “Gestión de Documentos y Procesos en el Sector Naval”, que se ha celebrado en el Club Financiero de Vigo bajo la organización de Canon.

La responsable de “I+D+i” de Factorías Vulcano, María Pérez de Lama, y el responsable de Sistemas de la Información de Factorías Vulcano, Fernando Vázquez, explicaron el proceso que desde hace cinco años están llevando a cabo en el astillero para que la información de su ingente base de datos “esté organizada, procesada y dirigida a las personas adecuadas”.

La jubilación y prejubilación de los cargos intermedios que tenían en su poder mucha información y conocimiento, el carácter tradicionalista del sector y “un mal salto generacional” son los factores que hacían necesario un proyecto de mejora de la gestión documental, ha dicho Lama.

“Therefore”, la plataforma elegida por adecuarse más a la estructura poco jerárquica de Factorías Vulcano, permite diseñar de forma personalizada la estructura de la base de datos, que en el caso de Vulcano se organiza en tres bloques: los datos del área comercial, la biblioteca general de documentos y el archivo de expedientes.

Tras una fase de investigación, la creación de un diccionario específico de lenguaje documental y el diseño de la estructura documental, se están formando en pequeños grupos a los distintos departamentos de la empresa, alcanzando en torno al 20% de la gestión documental en esta segunda fase de implementación.

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