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Los peligros del agua en los archivos municipales.

papel en mal estado

Muchos ayuntamientos en España están ubicados en edificios viejos y antiguos, que presentan ciertas carencias en la infraestructura. La consecuencia de esto no es solo estética, sino que también afecta a la seguridad y al buen mantenimiento de los archivos que allí se almacenan. Si no que se lo digan al archivo municipal de Peñaranda de Bracamonte, en Salamanca, donde recientemente y por culpa de las humedades y filtraciones de agua peligran multitud de documentos del ayuntamiento.

Archivos municipales abarrotados

Los archivos municipales recogen documentación relativa a multitud de ámbitos de la vida pública: actas de los plenos, empadronamientos, bienes catastrales, protocolos de notarios, etc. En definitiva, toda la documentación que es gestionada por el Ayuntamiento. En su totalidad, conforman un conjunto de papeles que se agranda a medida que pasan los años, provocando serios inconvenientes para ser almacenados y para gestionarlos.

Conservar la documentación importante

Asegurar el buen estado de los mismos y desechar cualquier posibilidad de daño es un deber primordial de las instituciones. Uno de los problemas más comunes en lo relativo a este aspecto es prevenir el daño causado por el agua. Con las lluvias se suelen generar goteras que afectan a estos documentos, llegando incluso a destruirlos o convertir su contenido en ilegible.

De la mano de expertos en custodia documental

Es por ello que conviene plantearse la posibilidad de contratar servicios archivísticos externos o de digitalización documental. En la actualidad son muchos los ayuntamientos que optan por esta alternativa, tanto por falta de espacio en sus instalaciones como por seguridad y para garantizar un buen mantenimiento de todos esos documentos. Además, esta última forma ofrece una ventaja añadida, y es la facilidad con la que se puede localizar un determinado archivo, consultarlo y hacerlo accesible a la ciudadanía.

Lograr un archivo municipal accesible

Sin lugar a dudas, estamos en una era digital en la que, tarde o temprano, todo tipo de documento deberá estar disponible en un formato compatible con ordenadores y tabletas digitales. Es cierto que llevar a cabo esta profunda transformación de los archivos municipales conlleva un enorme gasto que muchos Ayuntamientos no pueden asumir en las circunstancias actuales, pero parece inevitable que esto vaya ocurrir en algún momento. No se trataría solamente del gasto de la digitalización en sí, sino que conllevaría la inversión en cursos de formación para los funcionarios encargados de este archivo y de la adaptación de los medios telemáticos para su consulta.

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