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Nos resistimos a trabajar sin papel.

trabajar con papel

Muy a pesar de las nuevas tecnologías y de la idea, desde hace 40 años, de una oficina libre de papel la realidad nos enseña que las compañías y sus empleados se resisten a abandonar el uso del papel, atribuyéndole una serie de ventajas que argumentan el extendido fenómeno del papel impreso como un bien necesario.

PARA QUE UTILIZAMOS EL PAPEL

El papel se sigue utilizando por un concepto de necesidad o preferencia, quizás motivado por la dificultad que encuentran las oficinas para digitalizar sus documentos. Aparte de que se siga utilizando el papel como nexo con entre la etapa educativa, donde el papel sigue vigente como plataforma para aportar el conocimiento al alumnado, y el entorno laboral donde resulta más cómodo leer sin dependencia tecnológica en el hecho en sí mismo de la lectura. El papel permite con unos ligeros trazos anotar o firmar sobre su superficie sin esperar a aprender a manejar un procesador de texto o un certificado digital. El papel logra dar forma como soporte de ideas, trabajos, informes, le otorga al papel el valor para ser compartido y por ende guardado para la posterioridad.

LA REVOLUCIÓN DIGITAL Y EL USO DEL PAPEL

No obstante, en la actualidad el consumo de tecnología ha introducido nuevas tendencias que llevan a que en este 2014 el 90 por ciento de organizaciones estén de acuerdo en que sus empleados usen dispositivos móviles para el trabajo y busquen las mismas prestaciones en éstos que en un ordenador. Esta oleada de cambios y la evolución desde el papel a los archivos digitales es apoyada por expertos como el Director de Marketing de Xerox España, Luis Heras. Aunque el uso del papel es difícil de duplicar de forma digital en algunos casos en la mayoría de ellos se está consiguiendo aunque la clave está en lograr desarrollar métodos y procesos que resulten fáciles de implementar por cualquier empleado y no solo por aquellos que están más familiarizados con los formatos digitales y la tecnología.

La realidad es que para disponer de un lugar de trabajo colaborativo, eficiente, productivo y sostenible las actuales oficinas tendrán que enfrentarse al reto de convertirse en una “oficina sin papeles”.

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Unos de los principales escollos a la “oficina sin papeles” es la falta de recursos, experiencia y metodología para ejecutar de forma eficiente y sin pérdidas de datos ni documentación una digitalización profesional de documentos. En ese caso la opción más valorada por las empresas es contar con el apoyo de profesionales que apliquen sus conocimientos para realizar dichas tareas y a la postre poder establecer unas pautas conjuntamente con un software de reconocida solvencia que sirva para en primer lugar digitalizar la documentación y posteriormente ir abandonando el uso del papel en la oficina.

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