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Si la basura habla de ti, al menos que hable bien.

A lo largo del día pasan por nuestras manos cantidad de documentos que contienen datos confidenciales, bien sean propios o ajenos. Desde justificantes de pago con tarjeta, extractos bancarios, correspondencia del buzón ,mails hasta documentos mucho más comprometidos como células judiciales o documentación sanitaria.

La cosa se complica más, cuando esta documentación pertenece o es gestionada por una empresa privada o una entidad pública. El flujo de documentación, se multiplica por 365 días, año tras año, con un mínimo de conservación de entre 3 y 7 años.

 ¿QUE HACEMOS CON LOS PAPELES EN EL TRABAJO?

El nivel de trabajo y exigencia que cada persona tiene en su empresa puede llevar a descuidar la confidencialidad de los datos. Un gesto tan común como tirar papel borrador a la papelera o una fotocopia atascada que se desecha en el contenedor de cartón, puede traducirse en una sanción para la empresa que repercutiría en último término a los trabajadores.

La crisis económica, ha supuesto una reducción de personal en muchas empresas y la redistribución del trabajo entre el personal, con el consecuente aumento de funciones. Esto puede llevar a actuar de forma pasiva ante el cuidado y la protección de los documentos y datos que se manejan en la empresa.

uso de papelera

 

¿SABE LA EMPRESA DÓNDE VA A PARAR LA DOCUMENTACIÓN QUE ELIMINA?

La destrucción de documentación para algunas entidades puede convertirse en un eslabón secundario de su actividad empresarial. Sin embargo, las multas por parte de la Agencia de Protección de Datos, van desde 60.000 € hasta los 600.000 € y hay que tener en cuenta que durante el 2012 el número de denuncias aumento un 12.37%.

Es probable que cuando una sanción de este tipo, afecta al estado financiero de la empresa, saltan las alarmas de los departamentos de Calidad, Compras y por supuesto Gerencia.

Algunas entidades confían la destrucción a las empresas encargadas de la limpieza, sin tener en cuenta, que es fundamental acreditar por escrito que esta documentación se destruye en un centro especializado, y no va a parar al contenedor urbano de reciclaje sin haber sido previamente triturada para evitar así la asociación de datos personales y empresariales.

Existe también la posibilidad de instalar pequeñas destructoras en los pasillos o habitáculos de las empresas. En ese caso, se debe formar e informar a las personas que realizan la destrucción, la importancia de eliminar por completo la información, evitando atascos y roturas parciales de la documentación.

Papeles olvidados en máquinas, bolsas de basura en la calle con documentación que se creía destruida, papeleras en zonas comunes y demás descuidos, pueden llevar sanciones tan importantes que hagan cambiar el rumbo de una empresa.

 

 

 

papeles tirados en vertederos

 

 

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA CERTIFICACIÓN DE LA DESTRUCCIÓN?

 

Certificar la destrucción de la documentación es fundamental para las empresas ya que va en la dirección correcta dentro del buen hacer, es también una excelente medida de cara a las certificaciones ISO, inspecciones, políticas de calidad y responsabilidad social con el medio ambiente y con la LOPD. Por ello, cada día más entidades privadas y públicas, confían la destrucción de los documentos a empresas especializadas que destruyen la documentación de forma masiva una o dos veces al año o de forma sistemática instalando cubos precintados con sistemas anti vaciado que permiten ir depositando todos los papeles que contienen datos confidenciales , evitando así fugas de información.

Las empresas especializadas en destrucción de documentos, se rigen por la Norma Internacional DIN 66399 (sustituta de la Norma DIN 32757) que consta 7 niveles de seguridad, siendo el nivel 5 el óptimo para la destrucción de documentos ya que garantiza la destrucción y trituración de los documentos en partículas de material con una superficie inferior 30 mm².

dientes triturando papel

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