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Ventajas de la custodia documental externa

El permitir que empresas especializadas en la custodia y digitalización  de documentos asuman las responsabilidades en la materia, contempla una serie de ventajas y beneficios.

La primera ventaja que podríamos señalar se refiere a las posibilidades de recuperación de espacio físico en las compañías. En muchos casos, de acuerdo al sector en el que opere una organización, se puede tener la obligación de mantener archivadas toneladas de documentos de diversa índole, lo que ocasiona una ocupación sostenida de espacios que bien podrían ser destinados a actividades mucho más productivas. Además , se genera un beneficio adicional correspondiente a las mejoras que dicha acción puede tener sobre el ambiente laboral en general. 

En segundo lugar, podemos destacar el aprovechamiento y optimización  de los recursos humanos, mejorando y optimizando  los trabajos y responsabilidades  del personal que se dedica a la gestión de los archivos documentales. Esta situación se interpreta en un aumento considerable de la productividad interna, permitiendo el destino de los esfuerzos a tareas de mayor beneficio y rentabilidad . Además, si se permite la combinación de la custodia externalizada con la digitalización documental, los resultados pueden llegar a ser inmejorables.

Por otra parte, aunque para cualquier empresario pueda resultar difícil de entender, la externalización de  todo el proceso de la custodia documental puede suponer una disminución importante en los costes asociados a la gestión interna. Este elemento se relaciona directamente con los apartados anteriores, en materia laboral, económica y de espacio físico, con el consecuente ahorro de costes fijos y variables.

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